Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Agritaine BV, ondernemingsnummer 1011.752.758, Poperingseweg 422, 8908 Ieper (Vlamertinge), is verantwoordelijk voor de verwerking via Stal De Cayenne. Je kan een vraag of verzoek indienen via het privacyformulier of per post aan deze zetel.

Welke gegevens en waarom?

• Voor een vraag: naam, e-mailadres en bericht, om je vraag te beantwoorden. Een vraag over een reservatie valt onder stappen op jouw verzoek voor een overeenkomst; algemene vragen onder het gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn.
• Voor een account: e-mailadres, naam, aanmeld- en beveiligingsgegevens, kaart- en reservatiehistoriek. Dit is nodig voor de account- en dienstenovereenkomst. Wachtwoorden worden door de authenticatiedienst gehasht; beheerders zien je wachtwoord niet.
• Voor een gastreservatie: naam, e-mail, piste, datum, uur, categorie en betaalreferenties. Dit is nodig om je reservatieovereenkomst uit te voeren.
• Voor een zakelijke bestelling of factuur: contact- en bedrijfsnaam, adres, ondernemings-/btw-nummer en verificatiegegevens. De grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst en wettelijke administratieplichten.
• Voor betalingen: bedrag, status, transactiereferenties en boekhoudgegevens. Dit is nodig voor de overeenkomst en wettelijke administratie. Deze website bewaart geen betaalkaartnummer.
• Voor beveiliging: beperkte technische gegevens, gezouten hashes voor aanvraaglimieten en beheeraudits. Ons gerechtvaardigd belang is misbruik voorkomen, gegevens beschermen en beheerhandelingen verantwoorden.
• Voor wettelijke verzoeken: je verklaring, contactgegevens, ontvangstdatum, opvolging en antwoord. Dit dient om wettelijke rechten en verplichtingen uit te voeren en de afhandeling te kunnen aantonen.

Gegevens die nodig zijn voor een reservatie of account zijn aangeduid in het formulier. Zonder die gegevens kan de gevraagde dienst niet goed worden uitgevoerd. We gebruiken deze gegevens niet voor een advertentieprofiel of ongevraagde marketing.

Wie ontvangt gegevens?

Bevoegde beheerders en bevoegde technische ondersteuning behandelen reservaties, vragen, wettelijke verzoeken en websiteonderhoud. De website gebruikt Supabase voor accounts/database en Vercel voor hosting. Stripe verwerkt betalingen en eigen wettelijke/fraudecontroles. VIES controleert bedrijfsnummers. Resend verzorgt transactionele bevestigingen wanneer de mailfunctie actief is. Een actieve boekhoudkoppeling krijgt alleen gegevens die voor de administratie nodig zijn; de actuele boekhoudontvangers zijn opvraagbaar via het privacyformulier. Gegevens worden niet verkocht.

Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, onder andere voor hosting, ondersteuning en betaling. Hun verwerkersvoorwaarden voorzien waar nodig internationale doorgiftewaarborgen, zoals Europese standaardcontractbepalingen. Je kan informatie en een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen. Zie de verwerkersinformatie van Vercel, Supabase en de privacy-informatie van Stripe.

Hoe lang bewaren we gegevens?

• Accountgegevens: zolang het account open is en daarna voor zover nodig om resterende kaarten, lopende reservaties, wettelijke verzoeken of een geschil af te handelen. Je kan accountsluiting via het privacyformulier vragen.
• Gewone contactberichten: twaalf maanden na ontvangst. Een bericht dat deel wordt van een contract, wettelijk verzoek of concreet geschil valt onder het betreffende bewaardoel.
• Operationele reservatiegegevens die niet nodig zijn voor financiële administratie of contractbewijs: maximaal twee jaar na de dienst.
• Financiële administratie en noodzakelijke bewijsstukken: tien jaren/boekjaren na de betreffende belastbare periode, volgens de toepasselijke wettelijke administratieplicht.
• Afgehandelde privacy- en herroepingsverzoeken: drie jaar na afsluiting om de behandeling aan te tonen, tenzij een concrete wettelijke plicht of lopend geschil langer bewaren vereist.
• Zelf bijgehouden technische aanvraaglimieten: actief venster en maximaal één dag daarna; oude records worden bij nieuwe aanvragen opgeruimd. Beheeraudits blijven gekoppeld aan het contract- of beveiligingsbewijs waarvoor zij nodig zijn.

We beperken langer bewaren tot de gegevens die nog nodig zijn en documenteren de reden. Een verzoek om verwijdering betekent niet dat verplichte boekhoudgegevens of bewijs van een lopend geschil onmiddellijk kunnen worden gewist.

Jouw rechten

Je kan inzage, een kopie, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid vragen, volgens de voorwaarden van de AVG. Als verwerking op toestemming berust, kan je die intrekken zonder eerdere rechtmatige verwerking ongeldig te maken. Voor gerechtvaardigde belangen kan je bezwaar maken. We kunnen proportionele informatie vragen om je identiteit te controleren; stuur geen identiteitsdocument mee als daar niet specifiek om is gevraagd.

Dien je verzoek in via het privacyformulier. Je krijgt een bewaarbare ontvangstbevestiging. De wettelijke antwoordtermijn is in beginsel één maand; bij een gerechtvaardigde verlenging krijg je binnen die maand bericht met uitleg. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Beveiliging, automatische controles en cookies

De website controleert onder andere beschikbaarheid, betaalstatus en kaartensaldo automatisch. Zij maakt geen marketingprofielen en beslist niet zelfstandig over wettelijke verzoeken. Stripe kan eigen geautomatiseerde fraude- en betaalcontroles uitvoeren; raadpleeg daarvoor de providerinformatie. Toegang tot beheer is beperkt en vereist extra beveiliging. Een beschrijving van cookies staat op Cookie-informatie.